Проекты это то, чего мы раньше не делали, все, что пока не известно, как выполнять наиболее эффективным образом. Это станет известно, когда будет достигнут результат. Затем это можно будет оптимизировать, описать и повторить в уже оптимизированном виде. Тогда это станет процессом.

Например, приготовление обычного блюда, которое вы уже готовили много раз и уже просто соблюдаете обычную процедуру – это процесс. Приготовление нового блюда, которое вы готовите в соответствии с точной рецептурой – это тоже процесс, который выполняется в соответствии с формализованной, четко описанной кем-то заранее процедурой.

А вот создание нового блюда, личное творчество – это проект. Если результат приготовления вам понравится, вы сможете описать, как именно вы его достигли. И потом повторять процедуру приготовления. Это уже будет процесс.

Или, к примеру, если вы изготавливаете мебель по определенной технологии, с применением лекал – это процесс.

Если вы делаете авторскую мебель, каждый раз – разную. Это проект. Далее вы можете описать способ производства понравившегося вам образца. По этому описанию каждый сможет повторить ваш результат. Это будет процесс.

Нет никакого смысла изобретать велосипед в виде проекта. Значительно эффективнее тиражировать данную модель велосипеда в рамках процесса. Если, конечно, вас удовлетворяет результат.

Таким образом, процесс – это вид деятельности, приводящий к ожидаемому результату наиболее эффективным способом, с наименьшими затратами, с использованием минимума ресурсов, применяющийся в случае если действие уже производилось и результат был достигнут.

В бизнесе процессы используются повсеместно. Но не всегда они формализованы. Формализация позволяет использовать уже отработанные процессы даже наименее подготовленным персоналом. И достигать при этом ожидаемого результата.

Например, в продажах. Безусловно, эффективные продажи – это заслуга лично каждого менеджера по продажам. И каждый сложный заключенный контракт – это результат проекта. Причем, чем сложнее контракт, чем индивидуальнее его условия, тем больше проектной деятельности в ходе его подготовки. Но для обычного контракта бывает достаточно и чистого бизнес-процесса.

К сожалению, профессионалы, заинтересованные в признании значимости личных результатов, редко занимаются формализацией процессов, приводящих к успеху. В такой формализации заинтересованы собственники бизнеса. Именно эта формализация позволяет привлекать менее профессиональный, а значит, и менее дорогостоящий персонал.

Для формализации повторяющихся процессов, например, процесса обработки запроса, реагирования на возражения, организации подписания контракта и отгрузки товара, эффективнее пригласить сторонних специалистов. Будучи заинтересованными в общем результате, а не в индивидуальном, привлеченные специалисты опишут бизнес-процессы «как есть» и оптимизируют их с учетом целей, поставленных руководством компании.

Такая процедура формализации бизнес-процессов возможна для любых функций и подразделений компании: для производственной и финансовой службы, для департамента маркетинга, для отдела контроля качества, для любых повторяющихся действий в том числе и для маркетинг исследования рынка.

Ольга Попова, ведущий консультант Консалтинговой компании «Бизнес-Эксперт».