Бухгалтерское дело активно реформируют. Со стороны кажется, что труд этих специалистов в скором времени будет полностью автоматизированным. Но это вовсе не значит, что в ближайшем будущем компании сократят штат бухгалтеров, а бухгалтерские услуги доверят компьютеру. По-прежнему в этом деле ведущую роль играет человек, который, собственно, и кликает по мышке. Другое дело, что и человек должен быть максимально обученным и, как минимум, уверенным пользователем ПК. Ведь в нововведениях тоже нужно суметь разобраться. Да и, собственно, понять: нужны ли эти нововведения фирме?!

Электронные договоры

Совсем недавно казалось, что отослать отчет по электронной почте в налоговый орган – это дело фантастическая. Сегодня уже большинство бухгалтеров освоили этот способ работы с налоговиками, позабыв, как страшный сон, об очередях. И в настоящий момент речь идет уже об электронном договоре, позволяющем партнерам, которые, к примеру, могут находиться в разных городах или странах, оперативно решать бизнес-вопросы.

Начнем с того, что в электронном договоре вместо подписи и печати используется набор цифр. Эти данные защищены надежным ключом. На деле происходит так: партнеры, заключающие электронный договор,и разрабатывают то, как будет выглядеть подпись в нем. Скрепляя договор подписями, обязательно нужно понимать, что он считается действительным, признается законодательством как настоящий документ.

Меры предосторожности

Для обмена электронными документами следует завести специальный почтовый ящик на надежном сервере. Обязательно нужно хранить все сообщения, которые связаны с заключением сделок и сопутствующие файлы. Это поможет в случае возникновения проблем с партнерами. И, кстати, в ситуации, когда документация ведется руководителем компании, его заместителем – помощь бухгалтера в спорном вопросе будет наиболее эффективней при наличии подобного архива. Подчеркнем, что в e-mail должна иметься информация, что документ пришел от соответствующей стороны такого-то числа. Непосредственно договор может лежать либо в приложенном файле, либо в теле письма – тут разницы нет.

Примечательно, что своеобразную юридическую силу имеет переписка в «аське». Но обсуждать сделки лишь в ICQ не стоит. Ее история содержится только на определенном компьютере и при желании ее состоятельность может быть оспорена. Выход – копировать подобные тексты и отправлять по электронке. Еще лучше, если адресат ответит на ваше письмо.

Что написано пером...

Пользоваться ли электронным договором или хранить верность бумажному формату – каждый волен выбирать самостоятельно. С одной стороны, электронный договор – это существенная экономия времени и денег, когда речь идет о партнерах из разных стран, постоянных командировках и прочем. Это еще и экономия бумаги, картриджей и прочих мелочей.

Но есть и другая сторона медали. В отличие от Запада электронные договоры в России в меньшем обращении. Бухгалтеры плохо подкованы в этом вопросе, отсюда и страхи. И лучшая стратегия – не кидаться в омут с головой, но и не отставать от прогресса. Логично – изучить вопрос, узнать обо всех спорных моментах и возможных ошибках, а затем только переходить на электронную документацию.